Une lettre officielle (à une administration, un partenaire, un client) suit une structure attendue. S'en écarter donne une impression d'amateurisme, même si le fond est bon.

La structure

• En-tête de l'expéditeur (nom, adresse, contact) : en haut à gauche.
• Coordonnées du destinataire : en dessous, à droite.
• Lieu et date : à droite, au-dessus ou en dessous du destinataire.
• Objet : une ligne, précis ("Objet : demande de régularisation -- dossier n° ...").
• Référence, s'il y en a une.
• Formule d'appel : "Madame, Monsieur," si on ne connaît pas la personne.
• Le corps : une idée par paragraphe, du plus important au moins important.
• Formule de politesse : une formule standard suffit ; inutile d'en faire trop.
• Signature : prénom, nom, fonction.

Les réglages Word utiles (chapitres 0 et 1) Mise en page A4 portrait, marges 2,5 cm ; l'objet en gras ; un modèle .dotx si l'on écrit souvent des courriers (chapitre 5) ; export PDF pour l'envoi (chapitre 1).

Le ton Factuel, courtois, sans agressivité même en cas de litige. Une lettre reste une trace : elle peut être relue, transmise, produite plus tard.

Exemple concret : une entreprise contestait une facture par un e-mail confus de dix lignes sans objet. Reprise en lettre structurée -- objet clair, rappel des faits en un paragraphe, demande précise, pièces jointes listées -- exportée en PDF, elle a obtenu une réponse et une correction sous une semaine.

À vous de jouer : rédigez l'en-tête, la ligne d'objet et la formule d'appel d'un courrier officiel que vous devez envoyer.