Word contient de quoi éviter de retaper la même chose des dizaines de fois -- sans écrire une seule ligne de code. Encore faut-il savoir quand l'effort d'automatiser est rentable.

Le calcul simple Automatiser prend du temps au départ (créer un modèle, une insertion, un publipostage). Ce temps est rentabilisé si le document revient souvent, ou s'il est produit en grand nombre d'un coup. Un courrier envoyé une seule fois ne mérite pas de modèle ; un courrier type envoyé chaque semaine, oui.

Les bons candidats à l'automatisation

• Les documents récurrents à structure fixe : devis, factures, comptes rendus, attestations, contrats types.
• Les envois en série : relances, convocations, notifications à une liste de personnes.
• Les passages de texte identiques d'un document à l'autre : clauses, mentions légales, coordonnées, formules.

Ce que couvre ce chapitre (sans programmation) Les modèles, les blocs de texte réutilisables, les champs qui se remplissent seuls (date, numéro de page), le publipostage avancé, les formulaires à remplir, la correction automatique, et la personnalisation de Word. Les macros et le code (module dédié) ne sont pas nécessaires pour la grande majorité des besoins de bureau.

Le risque de la sur-automatisation Un modèle trop rigide, bourré de champs et de zones verrouillées, devient pénible dès qu'un cas particulier se présente. Automatiser ce qui ne bouge jamais, laisser souple ce qui varie.

Exemple concret : une assistante passait environ deux heures par semaine à refaire des attestations de présence quasi identiques. Un modèle avec trois champs à remplir a ramené chaque attestation à deux minutes -- le modèle a été construit en une demi-journée, rentabilisé en trois semaines.

À vous de jouer : listez deux documents que vous produisez souvent et qui gagneraient à être automatisés.