Le chapitre 4 a montré à quoi sert un modèle .dotx pour la cohérence d'une équipe. Voici comment le construire pour qu'il fasse vraiment gagner du temps.

Distinguer le fixe et le variable

• Le fixe (en-tête, logo, mentions, formule de politesse, structure) : on le met une fois pour toutes.
• Le variable (nom du destinataire, date, montant, objet) : on le signale clairement pour que l'utilisateur sache quoi remplir.

Marquer les emplacements à remplir Le plus simple : un texte entre crochets et en couleur, "[Nom du client]", "[Montant en toutes lettres]". L'utilisateur voit d'un coup d'œil ce qui reste à faire. On peut aussi utiliser des contrôles de contenu (leçon sur les formulaires) pour un modèle plus guidé.

Ajouter des instructions Un court texte d'aide au début ou dans la marge ("Remplacez tous les champs entre crochets. Supprimez ce bloc d'instructions avant l'envoi.") évite les erreurs des utilisateurs occasionnels.

Tester avant de diffuser Créer deux ou trois documents réels à partir du modèle, sur des cas différents, pour repérer ce qui manque, ce qui est mal placé, ce qui casse la mise en page.

Enregistrer et ranger Fichier > Enregistrer sous > Modèle Word (.dotx), dans le dossier partagé de l'équipe. Prévenir les utilisateurs et retirer les anciennes versions pour éviter qu'on parte de la mauvaise.

Exemple concret : un modèle de devis avait été diffusé sans être testé. À l'usage, le tableau des lignes débordait dès qu'une désignation était longue. Après un test sur un cas réel, la colonne a été élargie et le modèle re-diffusé.

À vous de jouer : sur un de vos documents types, repérez et marquez en couleur tous les emplacements variables à remplir.