Deux besoins fréquents dans un document sérieux : préciser une source ou une remarque sans alourdir le texte, et nommer les figures et tableaux pour pouvoir y renvoyer.

Les notes de bas de page (Références > Insérer une note de bas de page) : Word place un petit numéro dans le texte et ajoute la note en bas de la page correspondante. Les notes se renumérotent automatiquement si l'on en insère une au milieu. Une note de fin (Insérer une note de fin) fait la même chose mais regroupe tout à la fin du document — utile pour un mémoire.

Ce qu'on met en note : une source, une précision technique, une définition — pas une idée importante, qui doit rester dans le texte.

Les légendes (Références > Insérer une légende) : elles nomment une image, un tableau ou un graphique ("Figure 1 : ...", "Tableau 3 : ..."). Elles se numérotent automatiquement par type. Si l'on ajoute une figure au milieu, toutes les suivantes se renumérotent.

La table des illustrations : une fois les figures légendées, Références > Insérer une table des illustrations génère une liste automatique "Figure 1 ... page X", comme une table des matières mais pour les visuels.

Exemple concret : un rapport d'étude contient douze graphiques. En les légendant tous ("Figure N : ..."), l'auteur peut écrire "voir Figure 7" dans le texte, générer une table des illustrations en fin de document, et n'a rien à renuméroter quand il ajoute un graphique en cours de rédaction.

À vous de jouer : sur un document contenant au moins deux images, ajoutez une légende à chacune et vérifiez qu'elles se numérotent automatiquement.