Quand plusieurs personnes produisent des documents pour la même structure (courriers, comptes rendus, rapports), un modèle garantit qu'ils se ressemblent, sans que chacun refasse la mise en page à zéro.

Ce qu'un modèle contient : les styles, la mise en page, l'en-tête et le pied de page (logo, coordonnées), éventuellement du texte fixe (mentions légales, formule de politesse) et des emplacements à remplir.

Créer un modèle : construisez le document type, puis Fichier > Enregistrer sous > type "Modèle Word (.dotx)". Un .dotx ne s'écrase pas quand on l'utilise : un double-clic crée un nouveau document basé dessus, le modèle reste intact.

L'utiliser : ranger le modèle dans un dossier partagé de l'équipe ; chacun part de là plutôt que de "reprendre le dernier document et tout modifier", méthode qui laisse traîner d'anciennes informations (voir la leçon sur l'inspection du document).

Le faire évoluer : quand la charte change (nouveau logo, nouvelle adresse), on modifie le modèle une fois ; les documents déjà créés ne changent pas, mais les nouveaux sont à jour.

Exemple concret : une équipe de cinq personnes envoyait des courriers avec cinq mises en page différentes. Un modèle .dotx unique, avec l'en-tête, les styles et la formule de politesse, a uniformisé tous les courriers -- et réduit le temps de rédaction, l'ossature étant déjà là.

À vous de jouer : transformez un de vos documents types récurrents en modèle .dotx et créez un nouveau document à partir de lui.