Un document collaboratif finit par devoir "sortir" : une version arrêtée, que tout le monde considère comme la référence. Sans discipline, on se retrouve avec "rapport_final_v3_vraiment_final.docx" et personne ne sait laquelle fait foi.

Clore proprement

1. Accepter ou refuser toutes les modifications suivies.
2. Résoudre ou supprimer tous les commentaires.
3. Mettre à jour les champs (table des matières, renvois, dates).
4. Inspecter le document (chapitre 1) pour retirer métadonnées et traces internes.

Nommer la version Un nom qui inclut la date au format année-mois-jour se trie tout seul et ne prête pas à confusion : "Rapport-activite_2027-03-15.pdf". Éviter "final", "def", "vrai" -- ils s'accumulent.

Choisir le format de diffusion

• PDF pour la lecture et l'archivage : figé, s'ouvre partout (chapitre 1).
• Garder le .docx source dans un endroit identifié, pour une éventuelle révision future -- mais ce n'est pas lui qu'on diffuse.

Communiquer la référence Dire explicitement aux destinataires : "la version de référence est le PDF daté du 15 mars ; toute modification ultérieure fera l'objet d'une nouvelle version datée."

Exemple concret : une procédure interne circulait en plusieurs .docx contradictoires. L'équipe a figé une version PDF datée, l'a déposée dans un dossier unique, et a supprimé les copies éparses. Depuis, une seule version fait foi, et les mises à jour sont datées.

À vous de jouer : pour un document que vous diffusez, définissez une convention de nommage avec la date au format année-mois-jour.