Une fois le fichier prêt (mise en page vérifiée, exporté en PDF si nécessaire, vu dans les leçons précédentes), reste à choisir la bonne méthode pour le transmettre.

Envoyer le fichier original (.xlsx) en pièce jointe convient quand le destinataire doit pouvoir le modifier ou continuer à y travailler — par exemple un collègue qui doit compléter le même tableau.

Envoyer le PDF exporté convient quand le destinataire n'a besoin que de consulter ou d'imprimer le document, sans le modifier — par exemple une liste de prix envoyée à des clients.

Un repère de taille avant l'envoi : un fichier volumineux (plusieurs mégaoctets, à cause de nombreuses images ou d'un très grand nombre de lignes) peut être refusé par certaines messageries ou mettre longtemps à s'envoyer avec une connexion lente ; réduire la résolution d'images insérées, ou limiter l'export PDF à la zone d'impression réellement utile (plutôt qu'à tout le classeur), garde le fichier transmis plus léger.

Exemple concret : Le responsable doit envoyer son tableau de comptes du mois à la fois à sa trésorière (qui doit pouvoir le modifier) et aux membres de son groupement (qui doivent seulement le consulter). Il envoie le fichier .xlsx original à la trésorière par e-mail, et le PDF exporté aux autres membres par WhatsApp.

À vous de jouer : préparez un fichier prêt à être partagé (mise en page vérifiée), puis réfléchissez, selon le destinataire visé, s'il vaut mieux lui envoyer le fichier .xlsx original ou une version exportée en PDF.