Le Chapitre 1 a montré que .xlsx est le format d'enregistrement par défaut d'Excel. D'autres formats existent, chacun adapté à un usage précis, accessibles via Fichier > Enregistrer sous (ou F12, vu au Chapitre 4), dans le menu déroulant Type de fichier.

.xlsx conserve tout : mise en forme, formules, plusieurs feuilles, graphiques — le format à privilégier tant que le fichier doit rester pleinement modifiable dans Excel.

.csv (valeurs séparées par des virgules ou points-virgules selon la région) ne conserve que le contenu brut d'une seule feuille, sans aucune mise en forme, sans formule (seuls les résultats calculés sont conservés en texte), et sans graphique. Ce format, très léger, est surtout utilisé pour importer des données dans un autre logiciel (un logiciel de comptabilité, une autre base de données) qui accepte ce format universel simple, mais pas nécessairement les fichiers .xlsx.

Un point de vigilance avant d'enregistrer en .csv : si le classeur contient plusieurs feuilles, seule la feuille actuellement active au moment de l'enregistrement est exportée ; les autres feuilles sont ignorées, sans avertissement particulier au-delà d'un message le signalant.

Exemple concret : Le commerçant doit transmettre sa liste de 300 clients à un logiciel de gestion commerciale qui n'accepte que des fichiers .csv. Il ouvre Enregistrer sous, choisit CSV (séparateur point-virgule) dans le menu Type de fichier, et confirme malgré l'avertissement indiquant que la mise en forme sera perdue — sans importance ici, puisque seul le contenu brut intéresse le logiciel de destination.

À vous de jouer : enregistrez un de vos tableaux à la fois en .xlsx (format par défaut) et en .csv via Enregistrer sous, puis rouvrez le fichier .csv pour observer ce qui a été conservé et ce qui a disparu (mise en forme, formules).