Envoyer un fichier Excel original par e-mail ou messagerie présente un risque : le destinataire peut modifier les données par erreur, ou voir un rendu différent si son logiciel ou ses réglages d'impression ne sont pas identiques aux vôtres. Exporter en PDF fige le document exactement tel qu'il apparaît dans l'aperçu avant impression, dans un format que le destinataire peut seulement consulter, pas modifier.

Marche à suivre : Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS, choisissez un emplacement et un nom de fichier, puis validez. Le PDF obtenu reprend exactement la zone d'impression définie, la mise à l'échelle et l'orientation choisies dans les leçons précédentes de ce chapitre — un bon aperçu avant impression garantit donc un bon export PDF, puisque les deux utilisent les mêmes réglages.

Un PDF s'ouvre sur n'importe quel appareil (ordinateur, téléphone) sans qu'Excel soit installé, contrairement au fichier .xlsx original qui nécessite un tableur pour être consulté.

Exemple concret : La commerçante veut envoyer sa liste de prix à des dizaines de clients par WhatsApp, sans qu'aucun ne puisse modifier accidentellement les prix affichés. Elle vérifie d'abord l'aperçu avant impression, ajuste la zone d'impression pour ne couvrir que le tableau utile, puis exporte le tout en PDF avant l'envoi.

À vous de jouer : vérifiez d'abord l'aperçu avant impression d'un de vos tableaux, ajustez la zone d'impression si besoin, puis exportez-le en PDF via Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS.