Une partie prenante est toute personne ou tout groupe qui peut affecter le projet, ou être affecté par lui — qu'elle soit directement impliquée dans le travail ou non. On distingue les parties prenantes internes (l'équipe, la direction) des parties prenantes externes (clients, fournisseurs, bailleurs).

Toutes les parties prenantes n'ont pas le même poids dans le projet. Une méthode simple pour les prioriser consiste à croiser deux critères :

• leur intérêt pour le projet (à quel point le résultat les concerne),
• leur influence sur le projet (leur capacité à en changer le cours).

Une partie prenante à fort intérêt et forte influence doit être impliquée de près, régulièrement informée et consultée. Une partie prenante à faible intérêt et faible influence n'a besoin que d'une information minimale, pour ne pas surcharger la communication sans raison.

Exemple concret : pour un projet de rénovation d'un local commercial, les parties prenantes incluent l'équipe qui utilisera le local rénové, le bailleur du local, les fournisseurs de matériaux, et les clients habituels qui devront composer avec la fermeture temporaire.