Tant que tout est « dans votre tête », vous ne pouvez pas déléguer, vous oubliez des étapes les jours chargés, et une absence bloque tout. Écrire ses façons de faire règle ça.

Les procédures à écrire en premier

• Préparer une commande : la check-list, étape par étape.
• Confirmer une commande : le texte du récapitulatif, la demande de paiement.
• Traiter un retour : les questions à poser, les cas remboursement / échange / refus.
• Réceptionner un arrivage : ce qu'on vérifie avant de payer le solde.
• La journée type : ouvrir / traiter / clôturer.

Les fiches de référence

• Fiche produit interne : code, fournisseur, prix d'achat, prix de vente, seuil, emplacement.
• Fiche fournisseur.
• Modèles de messages (voir le chapitre commandes).

Où les ranger Un cahier, ou un dossier sur le téléphone, à un endroit connu. Affichées au mur pour celles qu'on utilise en préparant (la check-list d'emballage).

Les tenir vivantes Quand une procédure ne marche pas ou qu'on trouve mieux, on corrige la fiche — on ne garde pas une procédure obsolète « parce que c'est écrit ».

Le vrai bénéfice Le jour où un proche vous aide, où vous êtes malade, ou où vous voulez arrêter de tout porter seul : les procédures rendent l'activité transmissible.

Exemple concret Une vendeuse de prêt-à-porter voulait se faire aider par sa sœur mais devait tout refaire derrière elle. Elle écrit trois procédures (confirmation, préparation, retour) et une fiche par produit. Sa sœur devient autonome en une semaine, et les commandes continuent quand la vendeuse s'absente.