La messagerie n'est pas un outil de suivi : les conversations se mélangent et on oublie une commande. Un carnet — cahier ou tableau — donne une vue claire de tout ce qui est en cours.

Une ligne par commande Avec : date, nom du client, contact, produits et quantités, montant total, statut, mode de livraison, date de livraison prévue, notes.

Les statuts qui font avancer

• À confirmer : le client a dit oui, on attend le paiement/acompte.
• Payée : argent reçu et vérifié, à préparer.
• Préparée : emballée, prête à partir.
• Expédiée / en livraison : confiée au livreur ou en route.
• Livrée : reçue par le client.
• Clôturée : après-vente fait, rien en attente.
• (au besoin) Problème : litige, retour, impayé — à traiter en priorité.

Regarder le carnet, pas la messagerie Chaque matin, on ouvre le carnet : qu'est-ce qui est « payée » et pas encore « préparée » ? Qu'est-ce qui est « expédiée » depuis trop longtemps sans « livrée » ? Le carnet dit quoi faire aujourd'hui.

Le garder simple Un cahier avec une colonne « statut » qu'on met à jour au crayon suffit pour commencer. Un tableau sur le téléphone est plus pratique dès qu'il y a plusieurs commandes par jour.

Archiver, pas effacer Une commande clôturée se garde (autre page, autre onglet). L'historique sert pour la fidélisation, les bilans et les litiges tardifs.

Exemple concret Une vendeuse de prêt-à-porter suivait tout dans sa tête et sa messagerie. Un jour, une cliente payée depuis trois jours n'avait toujours rien reçu — oubliée dans le flot des messages. Elle passe à un tableau avec des statuts. Depuis, chaque commande payée est visible tant qu'elle n'est pas livrée.