Pour savoir où en est le budget, une seule colonne ne suffit pas. On suit trois chiffres par ligne.

Le budget

Ce qui était prévu pour cette ligne, selon la référence.

L'engagé

Ce à quoi on s'est déjà obligé, même si ce n'est pas encore payé : une commande passée, un devis signé, un contrat conclu. L'argent est « parti » du point de vue de la décision, même si le compte en banque ne l'a pas encore vu.

Le payé (ou dépensé)

Ce qui est effectivement sorti.

Pourquoi l'engagé est le chiffre clé

Regarder seulement le payé fait croire qu'il reste de la marge alors que tout est déjà commandé. Un budget de mobilier « payé à 40 % » mais « engagé à 100 % » n'a plus aucune marge : la commande est passée. C'est l'engagé, pas le payé, qui dit si on peut encore décider quelque chose.

Le reste à engager

Budget − engagé = ce qu'on peut encore décider de dépenser sur cette ligne. Si ce chiffre devient négatif, la ligne est en dépassement, que les factures soient arrivées ou non.

La revue budgétaire

À chaque point d'avancement, on met à jour les trois colonnes, ligne par ligne. Les lignes où le reste à engager est faible ou négatif sont les points d'attention du rapport.

Exemple chiffré : ligne mobilier — budget 2 500 $, engagé 2 500 $ (commande passée), payé 1 000 $ (acompte). Reste à engager : 0. Même s'il « reste » 1 500 $ à payer, il n'y a plus une seule décision possible sur cette ligne.

À vous de jouer : pour un poste d'un projet que vous connaissez, indiquez son budget, ce qui est déjà engagé, et ce qu'il reste à engager.