Le comité de pilotage réunit périodiquement les personnes qui portent le projet au niveau des décisions : le commanditaire, les responsables des grandes fonctions concernées, parfois un représentant du client final. Ce n'est pas un point d'avancement élargi : c'est l'instance de décision.

Ce qu'on y traite

• Les décisions qui dépassent le mandat du responsable de projet : rallonge de budget, changement de périmètre, arbitrage entre deux options coûteuses.
• La validation des jalons majeurs (go / no-go).
• Les risques majeurs et les arbitrages qu'ils demandent.

Ce qu'on n'y traite pas

Le détail des tâches, les problèmes que l'équipe peut régler seule. Un comité de pilotage qui parle de la couleur des rayons a perdu son objet.

Préparer

Un document court envoyé avant : où en est le projet (les feux tricolores), les décisions attendues aujourd'hui, avec pour chacune les options et une recommandation. Le comité vient pour décider, pas pour découvrir.

Animer

Le responsable de projet présente, cadre le temps, ramène aux décisions attendues. Chaque point se conclut par une décision claire, notée, avec un responsable de mise en œuvre.

Après

Un relevé de décisions diffusé le jour même. Les décisions du comité de pilotage font autorité : elles peuvent modifier la référence du projet.

Exemple concret : au comité de pilotage de mi-parcours, la coordination présente un feu orange sur le délai et une décision attendue : reporter la signalétique extérieure après l'ouverture, ou payer un supplément de 900 $ pour tenir la date. Le comité choisit le report et le note.

À vous de jouer : pour un projet que vous connaissez, formulez une décision qui relèverait d'un comité de pilotage et une qui n'en relèverait pas.