Quand un projet fait appel à des prestataires ou fournisseurs externes, la façon dont le contrat est structuré change fortement qui porte le risque financier.

Deux grands types de contrats

• Le forfait : un prix fixe est convenu à l'avance pour un livrable défini. Le fournisseur porte le risque si le travail prend plus de temps que prévu — mais il inclut souvent une marge de sécurité dans son prix pour se couvrir.
• La régie : le fournisseur facture le temps réellement passé. C'est plus flexible si le besoin n'est pas encore totalement clair, mais l'acheteur porte le risque d'un dépassement si le travail prend plus de temps que prévu.

Choisir un fournisseur : au-delà du prix

Le prix le plus bas n'est pas toujours le meilleur choix. Les délais de livraison, la qualité passée du fournisseur, et sa capacité à répondre en cas de problème comptent tout autant — un fournisseur peu fiable peut coûter bien plus cher en retards et en corrections qu'un fournisseur légèrement plus onéreux mais fiable.

Exemple concret : pour l'aménagement du point de vente, l'équipe compare deux menuisiers : le premier propose un forfait de 2 000 $ pour l'ensemble des rayonnages, livrés dans 3 semaines ; le second facture en régie, à un tarif journalier, sans garantie de délai précis. L'équipe choisit le forfait, car elle préfère un prix et un délai fixés à l'avance, quitte à payer un peu plus si le travail va plus vite que prévu.