Un objectif de projet, pris dans son ensemble, est souvent trop grand pour être piloté directement. Le découpage en tâches consiste à diviser le projet en éléments plus petits, réalisables et estimables individuellement.

Une tâche bien définie a trois qualités :

• un résultat vérifiable : on peut dire sans ambiguïté si elle est faite ou pas faite,
• un responsable unique clairement identifié,
• une taille raisonnable : si une tâche demande plusieurs semaines de travail, elle est probablement encore trop grande et doit être redécoupée.

Découper trop grossièrement rend le suivi impossible (une tâche « organiser l'ouverture » ne dit rien de l'avancement réel). Découper trop finement multiplie inutilement le nombre de lignes à suivre. L'équilibre recherché : chaque tâche doit pouvoir être confiée à une personne qui sait exactement ce qu'elle doit livrer, et à quel moment on pourra dire que c'est terminé.