Un même projet se communique différemment selon qui reçoit l'information. L'équipe, au quotidien, a besoin de détails opérationnels précis (qui fait quoi, pour quand). Un décideur externe, peu impliqué au quotidien, a surtout besoin d'une synthèse : l'essentiel, sans le détail des tâches.

Adapter son message à son destinataire ne veut pas dire cacher de l'information, mais choisir le bon niveau de détail et éviter le jargon technique avec des personnes qui n'en ont pas l'habitude. Un rapport détaillé envoyé à un décideur pressé ne sera simplement pas lu ; un résumé trop vague envoyé à l'équipe ne lui donnera pas de quoi agir.