Le point d'avancement (vu au chapitre pilotage) n'est qu'un type de réunion. Multiplier les réunions sans objectif épuise l'équipe ; les supprimer toutes isole. On choisit selon le but.

Quatre besoins, quatre formats

• Se synchroniser : le point d'avancement, court et régulier.
• Décider : une réunion de décision, avec les personnes qui peuvent trancher, un ordre du jour de questions fermées, une décision par point.
• Produire ensemble : un atelier de travail (concevoir un plan d'implantation, lister les risques) — plus long, en petit groupe, avec un livrable à la sortie.
• Informer / embarquer : la réunion de lancement, ou un point élargi à des parties prenantes, surtout descendant.

Quand ne PAS faire de réunion

Si l'information peut tenir dans un message écrit, si la question concerne deux personnes, si la décision appartient à une seule personne : pas de réunion.

Les règles communes

Un objectif annoncé, la bonne liste de participants (ni trop, ni trop peu), un début et une fin à l'heure, une trace d'une ligne : décisions et actions.

Exemple concret : pour l'ouverture, quatre réunions distinctes : lancement (une fois, tous), point d'avancement (hebdo, noyau), un atelier de deux heures pour le plan d'implantation des rayons (responsable de boutique, menuisier, coordination), et une réunion de décision quand le budget dérape (commanditaire, coordination).

À vous de jouer : pour un projet que vous connaissez, citez un sujet qui mérite un atelier de travail et un sujet qui ne mérite qu'un message écrit.