La leçon sur la communication disait d'adapter le message au destinataire. Le plan de communication transforme ce principe en habitude : il décide à l'avance qui reçoit quoi, quand et comment.

Ce qu'il contient

Un tableau, une ligne par public :

• Qui : le commanditaire, l'équipe, un service concerné, un partenaire externe.
• Quoi : l'information dont ce public a besoin (avancement, décisions, risques, dates).
• Quand : à quelle fréquence (hebdomadaire, à chaque jalon, à la demande).
• Comment : le canal (rapport écrit, réunion, message court, affichage).
• Par qui : la personne responsable de cet envoi.

Pourquoi le décider tôt

Sans plan, la communication devient réactive : on informe quand on y pense, ou quand quelqu'un se plaint de ne pas savoir. Les parties prenantes peu bruyantes sont oubliées jusqu'à ce qu'elles bloquent quelque chose.

Le bon niveau de fréquence

Trop rare : les gens sont surpris par les mauvaises nouvelles. Trop fréquent : les messages ne sont plus lus. On cale la fréquence sur le rythme des décisions du public, pas sur le rythme du projet.

Exemple concret : le plan de communication de l'ouverture prévoit : commanditaire — rapport d'une page chaque vendredi + réunion à chaque jalon ; équipe — point hebdo + tableau d'actions ; service comptable — un point à mi-parcours et un avant l'ouverture ; bailleur — un message à chaque étape qui le concerne (signature, réception, ouverture).

À vous de jouer : pour un projet que vous connaissez, écrivez une ligne de plan de communication (qui, quoi, quand, comment) pour son commanditaire.