Le budget d'un projet n'est pas qu'un chiffre à ne pas dépasser. C'est un outil de décision, tout au long du projet.

Trois rôles

• Décider de lancer : le budget estimé, comparé au bénéfice attendu, dit si le projet vaut la peine d'être fait.
• Arbitrer en cours de route : quand une option coûte plus cher, le budget donne la mesure de ce qu'on peut absorber sans revenir vers le commanditaire.
• Rendre compte : l'écart entre le budget prévu et la dépense réelle est le premier signal qu'on donne à celui qui a mis l'argent.

Budget et coût ne sont pas la même chose

Le coût est ce que le projet consomme réellement. Le budget est ce qu'on a décidé d'y consacrer, validé par le commanditaire. Un projet peut coûter moins que son budget (tant mieux) ou plus (il faut alors une décision).

Un budget se construit, il ne se devine pas

Annoncer « ça coûtera environ 15 000 $ » sans avoir listé les postes, c'est un vœu, pas un budget. Un vrai budget vient du découpage du projet : chaque lot de travail a un coût estimé, on additionne, on ajoute des provisions.

Le budget fait partie de la référence

Comme le périmètre et le planning, le budget validé est figé en référence (vu au chapitre planification). Tout écart se mesure par rapport à lui ; tout changement accepté donne un nouveau budget de référence.

Exemple concret : pour l'ouverture du point de vente, le commanditaire a validé un budget de 16 000 $. À mi-parcours, une option d'agencement à 900 $ se présente : l'équipe sait qu'elle a 600 $ de provision disponible et décide de revenir vers le commanditaire pour les 300 $ restants, plutôt que de piocher ailleurs en silence.

À vous de jouer : pour un projet que vous connaissez, expliquez en une phrase la différence entre son coût et son budget.