Les documents commerciaux ont des noms précis en anglais. Les confondre crée de la confusion avec un partenaire.

Le vocabulaire des documents

• "a quote" / "a quotation" (un devis) — le prix proposé, sans engagement d'achat.
• "an estimate" (une estimation) — un ordre de grandeur, moins ferme qu'un devis.
• "a purchase order" (un bon de commande) — envoyé par l'acheteur pour commander.
• "a proforma invoice" (une facture proforma) — une facture provisoire, souvent pour paiement d'avance.
• "an invoice" (une facture) — le document de paiement, après livraison.
• "a receipt" (un reçu) — la preuve que le paiement a été fait.

Envoyer un devis

• "Please find attached our quote, valid for thirty days." (Veuillez trouver ci-joint notre devis, valable trente jours.)
• "The quote includes materials, labour and delivery." (Le devis comprend les matériaux, la main-d'œuvre et la livraison.)

Envoyer une facture

• "Please find enclosed invoice number 2041." (Veuillez trouver ci-joint la facture numéro 2041.)
• "Payment is due within thirty days." (Le paiement est dû sous trente jours.)
• "Please quote the invoice number when you pay." (Merci de rappeler le numéro de facture lors du paiement.)

Piège fréquent : dire "a devis" ou "a bill" pour une facture professionnelle. "a bill" s'emploie surtout pour un restaurant ou des factures domestiques ; entre entreprises, on dit "an invoice".

Exemple concret : après accord, vous écrivez : "Thank you for your order. Please find attached our proforma invoice. Once we receive the deposit, we'll start production, and the final invoice will follow with the shipment." (Merci pour votre commande. Veuillez trouver ci-joint notre facture proforma. Dès réception de l'acompte, nous lançons la production, et la facture définitive suivra avec l'envoi.)