La fonction SOUS.TOTAL(), vue plus tôt dans ce chapitre, s'écrit à la main dans une cellule. L'outil Sous-total automatique (Données > Sous-total) fait un travail différent : il insère lui-même plusieurs lignes de sous-total dans le tableau, une par groupe, sans qu'aucune formule ne soit tapée.

Une condition préalable : trier d'abord

L'outil Sous-total automatique regroupe les lignes CONSÉCUTIVES ayant la même valeur dans une colonne — le tableau doit donc être trié sur cette colonne AVANT de lancer l'outil, sinon les groupes ne seraient pas continus et les sous-totaux seraient incorrects.

Utiliser Sous-total automatique

1. Triez le tableau sur la colonne qui définira les groupes (par exemple Région).
2. Données > Sous-total.
3. À chaque changement de : la colonne qui définit un nouveau groupe (Région).
4. Utiliser la fonction : Somme, Moyenne, Nombre...
5. Ajouter un sous-total à : la colonne à calculer (Montant).

Excel insère automatiquement une ligne de sous-total après chaque groupe, plus une ligne de total général tout en bas.

Le plan qui apparaît à gauche

L'outil crée aussi un plan (petits boutons numérotés 1/2/3 dans la marge gauche) qui permet de replier ou déplier chaque groupe — cliquer sur le niveau « 2 » affiche uniquement les lignes de sous-total, en masquant le détail de chaque groupe.

Retirer les sous-totaux : Données > Sous-total > Supprimer tout retire les lignes ajoutées et retrouve le tableau d'origine.

Exemple concret : un gestionnaire a un tableau de 300 commandes avec une colonne Région. Il trie d'abord par Région, puis lance Données > Sous-total avec « À chaque changement de : Région », « Utiliser la fonction : Somme », « Ajouter un sous-total à : Montant » : Excel insère une ligne « Total Nord », « Total Sud »... après chaque groupe de lignes, sans qu'il ait écrit une seule formule.

À vous de jouer : triez un tableau de ventes par catégorie de produit, puis utilisez Données > Sous-total pour insérer automatiquement un sous-total de quantité vendue après chaque catégorie.